Para atender a demanda surgida para o curso de março deste ano, a promoveu, no último sábado, dia 06, uma nova edição do curso Gestão de Eventos Corporativos. Com a visão da importância desta área de atuação por parte dos profissionais de relações públicas, bem como a tarefa delicada do uso deste como ferramenta estratégica que deve estar alinhada à comunicação da organização, as Relações Públicas ministrantes do curso, e , ficaram incumbidas de propiciar aos cursistas uma visão sistêmica de eventos, unindo, mais uma vez, teoria e mercado.

O Comunicação e Tendências e o Mazáaa foram, novamente, os parceiros responsáveis pela cobertura do curso. Para saber mais sobre a visão de mercado, com a RP Júlia Munareto, leia aqui o texto do Mazáaa.

Como o curso foi bastante explicativo e veio com muito conteúdo, decidimos dividi-lo em duas partes. Hoje, vocês lerão sobre o apanhado geral do curso e algumas dicas valiosas pra quem atua ou quer atuar com eventos corporativos e, semana que vem, falaremos um pouco sobre feiras e outros eventos em evidência atualmente: tecnológicos e de networking.

Das pequenas às grandes empresas, os eventos já se tornaram uma ferramenta indispensável para a aproximação com seus públicos de interesse, o lançamento de novos produtos, o fortalecimento de suas marcas e é comprovado que tem muito mais eficiência do que um anúncio em horário nobre. Além de ser uma forma de se relacionar com os públicos específicos, permite oportunidades de divulgação e promoção, expressa compromisso com a comunidade, aumenta a conscientização do nome da empresa ou do produto, entre outras coisas. Aproximam pessoas, criam novas oportunidades de negócios e parcerias entre clientes e fornecedores. (Jucelia Bergmann)

Ao abrir a manhã lançando a pergunta “O que não pode faltar em um evento?”, a RP Jucelia acabou por suscitar diversas respostas entre os cursistas. Até que alguém chegou no ponto em que ela queria ressaltar. Público! Os eventos são feitos para pessoas, para mostrar algo a elas, interagir com elas, para atingi-los de uma ou outra maneira. E ‘público’ é a ferramenta para um relações públicas. Se todas as ações forem pensadas, no momento do planejamento de um evento corporativo, focadas no público de interesse, é bastante provável que seu sucesso seja alcançado.

Ah, se quiser mais dados fresquinhos da área de eventos (e como são um grande nicho), leia meu texto de julho aqui do C&T.

Você sabe a diferença entre realizar um evento corporativo e um social?

No evento social, você lida com o sonho das pessoas. O público que está ali presente, está de coração, por opção e, até por empatia com o realizador do evento, ele acaba por ‘aceitar’ melhor pequenos erros que possam ocorrer.

No caso do evento corporativo, ele é realizado para alcançar objetivos, realizar negócios e/ou gerar aprendizados. É necessário ‘convencer’ o público de interesse a estar presente e, com isso, grandes expectativas são geradas.

Ao contar algumas experiências vivenciadas na área de eventos, Jucelia fez algumas informações pontuais que podem parecer óbvias, mas que devem sempre ser levadas em consideração:

• Quando precisar convidar um palestrante para estar no palco de um evento, duas questões são fundamentais: tenha informações concretas e referências sobre sua atuação e capacidade para tal ação, bem como brife-o com bastante cuidado e atenção, para que sua apresentação seja assertiva junto ao público que prestigia o evento.
• Sempre tenha comida! Pode parecer engraçado, mas a presença de algo do tipo dá um toque de carinho e preocupação para com os presentes além, claro, de permitir um momento de troca entre os participantes. Ah, aqui é importante frisar a questão da bebida alcoólica: tenha alternativas de transporte, caso a mesma seja oferecida. Além da Lei Seca, o cuidado com a segurança é fundamental.
• Tenha conhecimento do calendário quando for decidir a data de um evento. Cuide feriados, datas comemorativas próximas, período do mês e etc. E nem tente realizar seu evento em dia de final da novela…

E qual seria a ‘base’ para a realização de um evento?

Planejamento! Planejamento! Planejamento! O relações públicas deve ter o papel de ‘advogado do diabo’. É necessário que preveja todas as situações possíveis e (in)imagináveis que possam ocorrer antes, durante e depois da realização do mesmo. E uma coisa é certa, nem tudo será como planejado, porque eventos são movidos e realizados por pessoas e ninguém é perfeito. Esteja pronto para saber lidar com imprevistos.

E, para facilitar a realização do evento, do planejamento à execução, existem algumas boas ferramentas:

Check list: É uma lista de verificações. Pode ser uma planilha de excel, um software…o importante é listar tantos itens quantos puder, com distinção de segmento, responsável e deadlines. Algo como: item geral, descrição, fornecedor, responsável pela atividade, deadline e status. É imprescindível para que os envolvidos possam saber suas atividades e o coordenador geral tenha ciência do andamentos de tudo. A dica aqui é: sejam obsessivos e não confiem na memória. 

Gerenciamento online: Existem no mercado algumas plataformas para gestão de venda de ingressos, envio de convites e informações via e-mail, link com redes sociais para divulgação, etc. A Jucelia pontuou os já consagrados Sympla e Eventbrite como exemplos. Ah, não esqueçam de pontuar todas as regras que permeiam a aquisição de ingresso: questões de devolução, formas de pagamento, concordância com os termos… No caso de venda em pontos físicos, é imprescindível que todos os canais tenham todas as informações também, para melhor atender ao cliente. #Dica: essas duas plataformas também tem planilhas e blogs para produtores.

Aqui, faço uma observação pessoal: estando nesse meio há mais de 10 anos, já experimentei muitas ferramentas, modelos, softwares e etc. Minha dica é que encontre, entre as muitas possibilidades, o seu jeito de organizar. É importante que você entenda, com rapidez e tranquilidade, onde cada informação está postada e, de preferência, faça de maneira simples para que, em caso de necessidade, se alguém precisar assumir seu lugar, o processo possa ter continuidade. #dicadaDani

Classificação de eventos corporativos

Se tem uma coisa em eventos corporativos que é gigantesca, são os formatos possíveis de ações e suas nomenclaturas. Primeiro, é necessário classificá-los quanto à finalidade:

Institucional: Criado com o intuito de firmar o conceito ou a imagem da empresa, por meio de acontecimentos que elevem a organização, entidade, governo ou pessoa.

Promocional: Objetiva a divulgação, difusão ou promoção de um produto ou serviço de uma organização, governo, entidade ou pessoa, sem fins mercadológicos.

E quanto à tipologia:

Algumas dicas especiais, de quem vive o dia a dia de eventos:

• Tenha bons parceiros. Seu fornecedor é seu escudeiro.
• Logística: tenha em mente a ordem ideal de montagem e execução do evento. Não adianta fazer a cenografia chegar antes da estrutura de palco estar montada, certo?
• Se a verba é limitada (e 99% das vezes é), seja criativo! Conheça diversos materiais, entenda que ‘menos é mais’ e é possível realizar muitas ações bacanas com pouco recurso financeiro. Agora, entenda que para alguns itens, não tem economia que pague a dor de cabeça.
• Formalize a comunicação! Registre todos os acordos, copie por e-mail a todos os responsáveis. E isso vale, principalmente, caso alguma alteração do orçamento ou planejamento seja feita (principalmente as não recomendadas por você).
• Eventos em outras cidades/estados que não sejam o de sua atuação principal: é sempre interessante buscar fornecedores locais, já que move a economia da cidade sede do evento, costuma ser financeira e logisticamente mais viável do que levar equipe de outra cidade e causa uma boa impressão junto ao público local. Agora, não deixe de pegar boas referências de todos, ok?
• Seja uma pessoa (e um profissional) bem informado. Acompanhe as notícias, leia sobre tendências na sua área e no segmento do cliente que esteja atendendo, veja as manchetes do jornal local onde estiver acontecendo o evento.
• Quando estiver envolvido com um evento, na montagem, execução ou desmontagem, nunca desligue o celular! Depois, você negocia uns dias de folga com o chefe.
• Tudo tem prazo! Seja fiel a eles, mas já deixe no planejamento uma ‘folguinha de emergência’.
• Não, você não precisa entender de toda a técnica, de luz, de som, de sistemas de credenciamento, mas precisa se cercar de quem sabe cada uma destas atividades. Seu papel, como organizador do evento, é saber lidar com tudo e todos, conciliando as partes para que o evento seja o mais perto do perfeito possível.
• Educação, simpatia, empatia. Nunca, nunca ache que está num pedestal. Aprenda a carregar caixa, mesmo estando de salto alto. Saiba que todas as funções são importantes. Cuidado com o ‘cara-crachá’ que muitos maus profissionais fazem por aí.
• Goste de estar com pessoas, de entendê-las, de confraternizar com elas. Evento é junção de pessoas, para pessoas, por pessoas.

Dica de leitura

Quarta que vem tem a parte 2! Não perde, viu?!

Valeu, ABRP RS/SC!!

 

Ref. Imagens: , 1, 2, 3 (banco de imagens), 4 (ppt Jucelia) e 5 (Daniele Carlini).